業務システム化のメリット・デメリットやシステム化の実例をご紹介しています。

日常の業務をもっとスムーズにしたいと考えている経営者や担当者も方は非常に多いと思いますが、データ管理をITで行いシステム化を図るのが業務のシステム化です。

業務のシステム化について具体的に解説していますので、これからシステム導入を検討中の方は参考にしてください。

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業務システム化とは

業務システム化は主にITを活用して経費精算や人事管理、プロジェクトやタスクの管理をシステム化することをいいます。

ITを活用しシステム化することだけではなく、業務の流れや会計などの方法にルールを決め、誰がやっても同じ結果になるようルールを決めて業務を効率化することも業務システム化の1つです。

業務をシステム化する際の目的

業務システム化をする際には、なぜシステム化したいのかなどその目的を明確にし、発信者が社内の意思統一を行っていくことが大切です。システム化を行う前の手順として、まず社内の課題を整理してなぜシステム化したいのか共有し意思統一を行います。

その後システム化する業務の範囲を明確にし、その業務の管理方法を調査・整理しておきます。

その後パッケージに業務を合わせて行くのか、システムに業務を合わせるのかなど具体的な方針を検討し、システム化を導入するといったステップを踏むことが管理者側としては重要です。

システム化でまず最初にすべきことは、なぜシステム化するのかや、どのような課題を解決したいのかなど目的を明確にすることです。

システム化ばかりに注視していると社内での意思統一が上手く行かず、上層部と現場担当者の間で目的にかい離が生じてしまう可能性もあり、効率がむしろ下がることもあるでしょう。

具体的な業務の問題点を洗い出しシステム化することによって何が解決できるのか、費用がどの程度削減できるのかなど、目的をできるだけ細かく設定することがスムーズなシステム導入のコツです。

業務をシステム化することのメリット

業務をシステム化することによって、データの柔軟な管理の実現やコスト削減、業務の効率化などさまざまなメリットが得られます。具体的なメリットを知り、自社に取り入れた際どんな恩恵が得られるのかを把握しておきましょう。

データの柔軟な管理ができる

業務のシステム化によって得られるメリットの1つが、データ管理が柔軟に行えるということです。

複数の拠点や部署ごと業務ごとでデータを管理していた場合、システムごとにデータが独立しているケースもあります。そういった場合データを更新する際、時間差が生じてしまうケースもあるでしょう。ある拠点では更新されているのに、別の拠点ではリアルタイムに更新されていないなどといったケースです。

統一化されていないデータを元に判断をしてしまうという問題が生じてしまう可能性もあります。

業務システム化を行うことで複数の拠点間や部署間のデータに誤差が生じてしまうケースを防ぐことが期待できます。

システム化ではデータを基幹部分に一度入力すると、それぞれのシステムでリアルタイムに共有されるほかデータの一元管理が可能です。

一元管理することによって、これまでより柔軟なデータ管理が実現する可能性も高まります。

コスト削減になる

業務のシステム化によるコスト削減も期待できるメリットの1つです。

例えば、削減できるコストの1つとして人件費があげられます。システム化することで今まで時間がかかっていたり、多くの労働力を必要としたりしていた業務も効率化できる可能性があります。

効率が高まることで残業が必要だった業務も必要なくなり、人件費の削減に繋がるでしょう。

システム化することで無駄な業務が減ると、社員1人1人の効率も高まり、ほかの業務を進める時間を確保できる可能性もあります。

ほかにも、ペーパーレス化による消耗品費の削減が期待できるメリットの1つです。今までプリントアウトしていた資料や書類も、デジタルデータで管理することによって消耗品が節約できます。

また保管スペースを取ることもないため、倉庫などを借りていた際は保管費の削減にも繋がります。

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利益を得るにはコストを削ろう!企業のコスト削減の方法と目的

業務効率化ができる

業務効率化が実現できることも、業務をシステム化するメリットの1つとなります。

例えば情報共有のため社員が時間を割いて1つの場所に集まり、会議を行うといった業務も効率化が期待できることの1つです。グループウェアなどの導入によって情報共有はリモートで行うことも可能になるため、1人1人を同じ場所に集める必要なく、どこでも会議を開くことができます。

また、システム化を活用すれば時間や場所を問わず、仕事ができる環境を整えられる可能性もあります。

それによって移動に費やす時間を削減できるため、業務の効率化にも繋がるでしょう。

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今までの働き方を見直そう!業務効率化を進めるための方法とは?

業務システム化のデメリット

データ管理や業務効率化、コストの削減といったメリットが多い業務システム化ですが、実現するうえでデメリットとなる部分もあります。

以下では業務システム化のデメリットについて詳しく解説するほか、なるべくリスクを抑えるコツを紹介しています。

システムの管理や運用に専門知識を持つ管理者が必要

業務をシステム化すると効率が高まる可能性もありますが、情報をデータ化することによってシステムを管理・運用する必要も出てきます。

システムの管理にはある程度知識を持った管理者が必要となるため、そういった人材がいない場合は専門知識を社員に教育する必要があるでしょう。導入することだけに焦点を当て、導入した後システムの管理・運用に時間を割いてしまうといったケースも少なくありません。

業務をシステム化によって逆に効率が悪くなってしまうこともあるため、導入前の目的の設定や準備などは入念にしておくことが大切です。

システムがダウンするリスク

システム化することで紙の書類が削減でき、保管場所を用意する必要がなくなるなどメリットもありますが、電子管理することで別のリスクが発生することも注意したいポイントの1つです。

例えば災害やそれによる停電などでシステムがダウンする可能性もゼロではありません。それによって業務が大幅に滞ってしまうといったリスクもあります。

業務をシステム化する際は、システムがダウンしたときのリスクや対処法も把握し、社員間で共有していくことが大切です。対処法を決めマニュアル化していれば、万が一システムがダウンしてもスムーズに対処することが期待できます。

不正アクセスの可能性

書類や資料など紙の媒体でデータを保管しておくと、消耗品費や保管費などが発生しますが、保管場所の管理さえしっかりしていれば情報漏洩の可能性は抑えることができます。

情報をデータ化すると消耗品や保管費を削減することができるものの、管理していてもハッキングなど不正アクセスによって情報漏洩する可能性があるため、注意が必要です。

また、人為的ミスによって情報が漏洩してしまう可能性もゼロではないでしょう。

こうしたリスクを避けるには、システムの仕組みと使い方を把握し、不正アクセスに備えた対策をしっかりとしておくことが重要です。

システム化の事例

業務システム化によって業務効率化が進んだ事例を3つ紹介します。実際にどんなシステム化の事例があるのかケースを見ていきましょう。

新人教育の効率化事例

まず1つはカスタマーサービスにAIを導入し、新人教育を効率化したという事例です。

かねてから新人教育の効率が良くないと感じていたあるカード会社では、教育にAIを導入することによって研修期間を30%削減することに成功しました。

新人研修の一部を人→AIへと変更したことで、それにかかる研修リソースを削ることに成功したそうです。

書類作成にかかる時間の削減事例

2つめは地方の金融機関がRPAを導入したことによって、書類作成にかかる時間を削減できたという事例です。

税務調査のために作成する書類が大きな負担となっていた地方金融機関では、RPAによる書類の自動作成を試みました。

結果、書類作成にかかる時間を70%以上削減でき、業務効率化に成功しています。かかっていた莫大なリソースの削減の他、書類ミスなども防げているという副次効果もあるそうです。

経費管理の削減事例

経費の管理に課題を抱えていたスポーツ用品製造・販売会社の事例です。

経費精算システムを導入したところ、それにかかる作業時間を90%以上削減することに成功しました。

経費管理のAIツールは今現在も多く出ていて、これにより面倒な作業をシステム化することが可能になります。

メリットとデメリットを把握して業務効率化を実現しよう

システム化には業務効率化やコスト削減など得られるメリットもありますが、運用していく際のデメリットも存在します。

まずは得られるメリットを把握したうえで自社に向いているかどうかを検討し、導入する際はデータ管理・運用をしっかりと行うことが大切です。

業務システム化の仕組みを理解することによってリスクを減らし、効率的な業務を実現できる可能性も高まるでしょう。

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